Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique

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Les dossiers de candidatures (stage ou postes) non retenues sont conservés pendant une durée limitée dans le service (au maximum 5 ans), au cas où des ressources humaines supplémentaires seraient nécessaires pour un projet.

Un système de contrôle des accès avec enregistrement des données d'accès est en place.

Les visites des intervenants externes et autres visiteurs des zones non-publiques des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique sont enregistrées dans un registre papier et une base de données dans l'antichambre (accueil du numéro 9, rue du Musée, 1000 Bruxelles), par jour; une pièce d'identité (carte d'identité, carte professionnelle…au choix du visiteur) est conservée pendant la durée de leur visite.

Toute personne peut s'inscrire via le site fine-arts-museum.be à la newsletter générale des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique. Les usagers des Musées sont également invités à laisser leur adresse email pour être informés des activités des Musées lorsqu'ils participent à une activité ou utilisent une infrastructure numérique. Les membres du Maecenas Circle et du Corporate Club s'inscrivent via leur bulletin d'adhésion à la newsletter "Corporate Club et Maecenas Circle". Les Musées utilisent la plateforme Spike (MeasureMail) pour diffuser périodiquement les newsletters aux inscrits.

Délivrance des permis et autorisations en matière de protection (Equipement de protection individuel, prêt de matériel, permis de feu…)

Pour leur gestion comptable et fiscale, les MRBAB enregistrent dans différents logiciels comptables les données liées à leurs dépenses et recettes, éditent et conservent pendant la durée légale nécessaire les pièces justificatives annexes (documents de marché, bons de commande, factures, attestations fiscales…), qui contiennent les données clients, fournisseurs, prestataires de service et donateurs. Ces documents sont conservés en interne et ne sont pas transférés mais peuvent être communiqués aux autorités compétentes en cas d'audit, dans le respect de la règlementation en vigueur.

La documentation et l'étude des collections font partie des missions des institutions muséales fédérales. A cette fin, les MRBAB conservent des fonds d'archives servant la recherche en interne et ouverts au public sous certaines condition.

Les mécènes privés (membres Maecenas Circle) s'inscrivent pour une durée de 1 an via un bulletin d'adhésion; les entreprises (membres Corporate Club) via un contrat de la même durée. Les coordonnées, l'historique du rapport avec les musées et les données d'adhésion des membres sont enregistrés à des fins de gestion interne dans une application sécurisée. Les coordonnées des membres sont également enregistrées dans l'application gérant l'envoi de la newsletter "Corporate Club et Maecenas Circle" (voir le traitement "Envoi de newsletters").

Les informations utiles à la gestion de l'authentification sur le réseau informatique des MRBAB sont enregistrées et protégées.