Les mécènes privés (membres Maecenas Circle) s'inscrivent pour une durée de 1 an via un bulletin d'adhésion; les entreprises (membres Corporate Club) via un contrat de la même durée. Les coordonnées, l'historique du rapport avec les musées et les données d'adhésion des membres sont enregistrés à des fins de gestion interne dans une application sécurisée. Les coordonnées des membres sont également enregistrées dans l'application gérant l'envoi de la newsletter "Corporate Club et Maecenas Circle" (voir le traitement "Envoi de newsletters").